Convention relative à la protection des données à caractère personnel

Introduction

La vie privée est une question de confiance et de respect et votre confiance nous importe.

La SA Eecocur, dont le siège social est sis, Rue du Tronquoy, 47 à 5380 Fernelmont, inscrite à la BCE sous le numéro BE 0452.635.157, accorde une grande importance à la collecte et au traitement sûr, transparent et confidentiel de vos données à caractère personnel.

Nous voulons en particulier protéger les données de nos clients, sous-traitants, fournisseurs et membres du personnel, notamment, contre les pertes, les violations, les erreurs d’accès non autorisés ou les traitements non autorisés.

Nous voulons vous informer au mieux, vous donner un contrôle sur le traitement de vos données personnelles et respecter vos décisions.

Article 1 : Objet de la convention

Le traitement de ces données aura lieu conformément à la loi du 8 décembre 1992 sur le respect de la vie privée et ses décrets d’application, dont le décret du 13 février 2001 visant à adapter cette loi à la Directive Européenne 95/46/CE du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et, à partir du 25 mai 2018, conformément au Règlement UE2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques, à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ( RGPD dans la présente convention ).

Pouvez-vous lire attentivement cette convention relative à la protection des données à caractère personnel ?

En effet, cette convention contient des informations importantes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et la raison pour laquelle nous le faisons.

En nous communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de cette convention de protection des données et vous acceptez explicitement le contenu ainsi que le traitement même.

Le traitement vise toutes les opérations appliquées aux données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation et la mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Article 2 : Champ d’application

Cette convention relative à la protection des données concerne tous les services fournis par notre société et plus généralement toutes les activités exercées par la SA Eecocur.

Article 3 : Responsable du traitement et ses engagements

La SA Eecocur, dont le siège social est sis, Rue du Tronquoy, 47 à 5380 Fernelmont, inscrite à la BCE sous le numéro BE 0452.635.157, représentée par sa Directrice des Ressources Humaines, Anne Lebecque, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel qu’elle effectue dans le cadre de ses activités.

Article 4 : Données à caractère personnel

Dans le cadre de son activité, la SA Eecocur collecte différentes données personnelles en fonction de votre relation avec la SA Eecocur.

En tant que client de la SA Eecocur :

Concernant ses clients, la SA Eecocur se limite à la collecte des données personnelles suivantes :

  • Données d’identification et de contact (nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone…) ;
  • Données professionnelles (numéro d’entreprise, profession, fonction…) ;
  • Données financières et économiques (numéro de tva, factures) ;
  • Données bancaires (numéro de comptes bancaires)

En tant que fournisseur et sous-traitant de la SA Eecocur :

Concernant ses fournisseurs et ses sous-traitants ainsi que leurs éventuels sous-traitants, leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile, la SA Eecocur se limite à la collecte des données personnelles suivantes :

  • Données d’identification et de contact (nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone…) ;
  • Données professionnelles (numéro d’entreprise, profession, fonction…) ;
  • Données financières et économiques (numéro de tva, factures) ;
  • Données bancaires (numéro de comptes bancaires)

En tant que visiteur de notre site Web :

Concernant les visiteurs du site Web : www.eecocur.be, la SA Eecocur ne collecte pas de données personnelles.

En tant que candidat :

Concernant les candidats qui postulent au sein de la société, la SA Eecocur se limite à la collecte des données personnelles suivantes :

  • Données d’identification et de contact (nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone…) ;
  • Données professionnelles (CV, lettre de motivation, extrait du casier judiciaire, copie des diplômes, avis des employeurs précédents, …)

En tant que travailleur :

Concernant les travailleurs de la société, la SA Eecocur se limite à la collecte des données personnelles suivantes :

  • Données d’identification et de contact (entre autre : nom, prénom, date de naissance, numéro de registre national, adresse, e-mail, numéro de téléphone…) ;
  • Données professionnelles (CV, lettre de motivation, extrait du casier judiciaire, copie des diplômes ;
  • Informations financières liées à la personne concernée (numéro de compte bancaire) ;
  • Données relatives au recrutement, à la sélection et à l’engagement ;
  • Données relatives à l’évaluation, aux compétences et aux formations ;
  • Données relatives à l’état civil et à la composition de la famille de la personne concernée ;
  • Données relatives à une personne à contacter en cas d’urgence ;
  • Données relatives aux conditions de travail et aux droits de la personne concernée (type de contrat de travail et dispositions prévues par ce contrat, horaire, classification professionnelle, grade, barème, indemnités, etc…) ;
  • Données relatives aux présences et aux absences ;
  • Données relatives à la santé et aux périodes de maladie ;
  • Autres données nécessaires pour remplir nos obligations légales ;
  • Données relatives au permis de conduire ;
  • Toutes les catégories de données obtenues sur la base d’un accord écrit du travailleur ;
  • Photos, images, badges ;
  • Images vidéo ;
  • Données relatives à des titres de séjour et des permis de travail ;
  • Attribution de biens appartenant à la société (voiture de société, smartphone, Gsm, tablette, ordinateur…) ;
  • Attribution de certains avantages de toute nature ;
  • Données relatives à des mesures disciplinaires ou des condamnations pénales.

Autres données :

En plus du traitement des données des clients, fournisseurs, sous-traitants, candidats, travailleurs, visiteurs de notre site Web, nous traitons également les données à caractère personnel d’autres personnes, tels que :

  • les nouveaux clients et prospects ;
  • les contacts utiles au sein de notre société.

Article 5 : Finalité du traitement

En tant que client de la SA Eecocur

Les finalités des traitements et collectes des données personnelles des clients sont les suivantes :

  • L’exécution des accords avec nos clients ;
  • L’offre de produits et services ;
  • Le traitement des commandes ;
  • Le maintien des relations avec les clients ;
  • Le traitement de question et problèmes relatifs aux produits ou services ;
  • La gestion des clients ;
  • La comptabilité ;
  • Les études de marché ;
  • Les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales, invitations à des événements.

En tant que fournisseur et sous-traitant de la SA Eecocur

Les finalités des traitements et collectes des données personnelles des fournisseurs et sous-traitants sont les suivantes :

  • L’exécution des accords ;
  • La gestion des fournisseurs/sous-traitants ;
  • La comptabilité ;
  • Les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’information promotionnelles ou commerciales, invitations à des événements ;
  • L’optimisation de la collaboration et le maintien de relations avec les fournisseurs.

En tant que candidat :

Les finalités de traitements et collectes des données personnelles des candidats sont les suivantes :

  • La gestion de la candidature ;
  • La planification de l’entretien d’embauche ;
  • La création du dossier candidat ;
  • Les procédures de sélection et de recrutement ;
  • Le traitement des notes et des évaluations prises lors de l’entretien ;
  • L’introduction dans notre réserve de recrutement.

En tant que travailleur

Les finalités de traitements et de collectes des données personnelles des travailleurs sont les suivantes :

  • Le traitement de la paie ;
  • La sécurité des travailleurs ;
  • Le contrôle du travail ;
  • Assurer le bon fonctionnement de l’entreprise ;
  • Assurer la relation avec les clients ;
  • Protéger les biens de l’entreprise ;
  • Fournir du travail ;
  • Répondre aux obligations légales en matière de gestion du personnel.

Article 6 : Le partage des données

En tant que client :

Nous partagerons vos données avec les acteurs suivants :

  • Avocats ;
  • Comptable ;
  • Fournisseurs de Cloud ;
  • Travailleurs ;

En tant que fournisseurs ou sous-traitants :

Nous partagerons vos données avec les acteurs suivants :

  • Les travailleurs de l’entreprise (ouvriers, employés, intérimaires, …) ;
  • Les instances publiques ;
  • Nos sous-traitants (secrétariat sociaux, fournisseur du cloud et des bases de données, …)

En tant que candidat :

  • Nos sous-traitants (secrétariat sociaux, fournisseur du cloud ou de bases de données, …)

En tant que travailleur :

  • Les instances publiques ;
  • Nos sous-traitants (secrétariat sociaux, fournisseur du cloud ou des bases de données, …) ;
  • Les clients

Article 7 : Les obligations des parties

En tant qu’employeur :

Nous devons légalement respecter les points suivants :

  • S’assurer que nos sous-traitants respectent la nouvelle règlementation générale sur la protection des données. Pour ce faire, nous leurs feront signer une convention garantissant au minimum les mêmes droits et obligations que ceux repris dans le RGPD ;
  • Ne fournir aux travailleurs que les informations essentielles dans la réalisation des tâches qui leurs sont confiées ;
  • Aider le client, fournisseurs, travailleurs ou sous-traitant à faire valoir ses droits quant à la nouvelle règlementation générale sur la protection des données ;
  • Conscientiser les travailleurs chargés du traitement des données face à l’importance de respecter les nouvelles dispositions du RGPD.

En tant que client, travailleur et candidat :

Vous devez légalement respecter les points suivants :

  • S’assurer que vos données transmises sont complètes et à jour. En cas d’informations périmées ou erronées, vous devez nous les remettre le plus rapidement possible.

Nous ne serons pas tenus pour responsable si vous ne nous fournissez pas les informations nécessaires à la réalisation des tâches administratives.

En tant que sous-traitant et fournisseur :

Vous devez légalement respecter les points suivants :

  • Respecter la convention sur le traitement des données à caractères personnelles signées avec la SA Eecocur ;
  • S’assurer que vos données transmises sont complètes et à jour. En cas d’informations périmées ou erronées, vous devez nous les transmettre le plus rapidement possible ;
  • Informer la SA Eecocur directement en cas de violation des données à caractères personnelles fournies par l’entreprise.

Article 8 : Droits des parties :

En tant que travailleur, candidat et client :

1. Droits d’accès (article 15 du RGPD)

Vous avez le droit de demandé toutes les informations que nous possédons sur vous. Vous pouvez aussi demander de connaître les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les destinataires auxquels vos données sont transmises, les critères que nous utilisons pour déterminer la durée de conservation des données et les droits que vous pouvez exercer sur vos données. Cependant, nous pouvons vous demander de payer des frais raisonnables basés sur les coûts administratifs nécessaire pour réaliser votre requête. Nous avons également le droit de refuser de vous transmettre les informations si vos demandes sont infondées, excessives et/ou répétées.

2. Droit de rectification (article 16 du RGPD)

Vous avez le droit d’exiger que vos données soient mises à jour si elles sont inexactes, périmées ou incomplètes.

3. Droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») (article 17 du RGPD)

Dans certaines situations, vous pouvez exiger la suppression de vos données personnelles. Cependant, ce droit n’est pas absolu si nous devons garder vos données pour des motifs légaux ou légitimes. Voici différentes situations, cette liste n’est pas exhaustive :

  • Vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été recueillies ou traitées ;
  • Vous avez utilisé votre droit à l’opposition au traitement de vos données à caractères personnelles ;
  • Vous avez retiré votre consentement au sujet du traitement de vos données ;
  • Vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

4. Droit à la limite du traitement (article 18 du RGPD)

Vous avez la possibilité de nous demander à limiter le traitement de certaines données personnelles. C’est-à-dire que nous conserverons les données mais que nous ne pourrons pas les utiliser dans nos traitements. Ce droit s’applique dans les situations suivantes :

  • Lorsque vous contestez l’exactitude des données personnelles que nous possédons vous concernant. Dès lors, notre traitement sera limité le temps nécessaire pour vérifier les données concernées ;
  • Lorsque vous faites valoir votre droit d’opposition au traitement de vos données personnelles afin de répondre à nos intérêts légitimes. La limitation durera le temps nécessaire pour nous de vérifier si la légitimité de cette demande prévaut à la légitimité de nos intérêts ;
  • Lorsque vos données font l’objet d’un traitement illicite de notre part mais que vous souhaitez limiter notre traitement au lieu de supprimer les données de nos serveurs ;
  • Lorsque nous ne traitons plus vos données mais que nous avons encore besoin de vos informations pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

5. Droit de la portabilité des données (article 20 du RGPD)

Vous pouvez exiger de recevoir les données personnelles que nous avons à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, ou lorsque cela est possible techniquement de les transférer à un tiers. Ce droit ne s’applique que pour les informations que vous nous avez fournies, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.

6. Droit d’opposition (article 21 du RGPD)

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs liés à votre situation personnelle. La SA Eecocur cessera le traitement de vos données, à moins qu’elle ne parvienne à démontrer qu’il existe des motifs impérieux et légitimes en faveur du traitement qui prévaudrait par rapport à votre droit d’opposition. Vous disposez toutefois du droit d’opposition absolu de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

7. Droit de retirer votre consentement (article 7 du RGPD)

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et cela même après nous l’avoir accordé pour traiter vos données personnelles.

8. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Il vous est possible de nous envoyer une demande écrite munie d’une pièce d’identité, par courrier à la SA Eecocur, Rue du Tronquoy, n°47 à 5380 Fernelmont ou par mail à l’adresse suivante : lebecque.anne@eecocur.be. Nous y répondrons dans les plus brefs délais, et au plus tard 1 mois après réception de votre demande.

Article 9 : Questions et plaintes :

Si vous avez des questions ou une plainte concernant l’utilisation de vos données à caractères personnelles visées par la présente règlementation générale sur la protection des données, vous pouvez nous contacter par courrier adressé à la SA Eecocur, rue du Tronquoy, 47 à 5380 Fernelmont ou par mail à l’adresse suivante : privacy@eecocur.be

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos données à caractères personnel par EECOCUR, vous avez la possibilité d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.privacycommission.be/).

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